Ent­schei­dun­gen erfolg­reich kom­mu­ni­zie­ren

Oktober 8, 2024

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Ent­schei­dun­gen rich­tig kom­mu­ni­zie­ren: So wählst du den per­fek­ten Zeit­punkt und das rich­ti­ge Medium

Der heu­ti­ge Arti­kel ist der zweite Teil unse­rer Mini­se­rie über die Kom­mu­ni­ka­ti­on von Ent­schei­dun­gen. In der letz­ten Folge haben wir die Macht des Sto­rytel­lings erkun­det und her­aus­ge­fun­den, wie du durch gut erzähl­te Geschich­ten deine Ent­schei­dun­gen im Unter­neh­men ver­ständ­lich und über­zeu­gend kom­mu­ni­zie­ren kannst. Heute knüp­fen wir genau an diesem Punkt an, indem wir uns mit zwei wei­te­ren ent­schei­den­den Aspek­ten der Kom­mu­ni­ka­ti­on beschäf­ti­gen: dem rich­ti­gen Timing und der Wahl des pas­sen­den Medi­ums.

Diese beiden Fak­to­ren sind oft der Schlüs­sel, um die Wir­kung deiner Kom­mu­ni­ka­ti­on zu maxi­mie­ren. Selbst die beste Geschich­te kann ihre Wir­kung ver­lie­ren, wenn sie zum fal­schen Zeit­punkt oder über den fal­schen Kanal über­mit­telt wird. Die Psy­cho­lo­gie der Ent­schei­dungs­kom­mu­ni­ka­ti­on zeigt uns, dass es nicht nur darauf ankommt, was wir sagen, son­dern auch wann und wie wir es sagen. Lass uns also direkt in die Details ein­stei­gen.

Warum Timing ent­schei­dend ist: Den rich­ti­gen Moment für die Kom­mu­ni­ka­ti­on wählen

Die Psy­cho­lo­gie der Kom­mu­ni­ka­ti­on zeigt uns, dass der Zeit­punkt, zu dem eine Ent­schei­dung ver­kün­det wird, erheb­li­chen Ein­fluss auf die emo­tio­na­le Reak­ti­on der Mit­ar­bei­ten­den hat. Dabei unter­schei­den sich die Anfor­de­run­gen je nach Art der Ent­schei­dung, die ich im Fol­gen­den genau­er dif­fe­ren­zie­ren werde.

Stra­te­gi­sche Ent­schei­dun­gen: Der opti­ma­le Moment für weit­rei­chen­de Ver­än­de­run­gen

Stra­te­gi­sche Ent­schei­dun­gen, wie eine Neu­aus­rich­tung der Geschäfts­stra­te­gie oder eine Fusion, haben lang­fris­ti­ge Aus­wir­kun­gen auf das gesam­te Unter­neh­men. Sie soll­ten daher zu einem Zeit­punkt kom­mu­ni­ziert werden, an dem die Mit­ar­bei­ten­den auf­nah­me­be­reit und fokus­siert sind. Ein Mon­tag­mor­gen, zu Beginn der Woche, wenn die Ener­gie hoch ist, bietet sich hier ideal an. Auch der Beginn eines neuen Quar­tals oder Geschäfts­jah­res kann ein geeig­ne­ter Zeit­punkt sein, um solche weit­rei­chen­den Ent­schei­dun­gen zu ver­kün­den.

Ope­ra­ti­ve Ent­schei­dun­gen: Effi­zi­enz durch geziel­tes Timing

Ope­ra­ti­ve Ent­schei­dun­gen betref­fen den täg­li­chen Geschäfts­be­trieb, etwa Ände­run­gen in der Pro­zess­füh­rung oder die Ein­füh­rung eines neuen Tools. Diese Ent­schei­dun­gen erfor­dern ein ande­res Timing, um die Effi­zi­enz zu maxi­mie­ren. Sie soll­ten dann kom­mu­ni­ziert werden, wenn die Mit­ar­bei­ten­den Zeit haben, diese in ihre Arbeits­ab­läu­fe zu inte­grie­ren. Das Ende eines Monats ist hier­für beson­ders geeig­net, da eine natür­li­che Zäsur im Arbeits­ab­lauf besteht.

Kri­ti­sche Ent­schei­dun­gen: Sen­si­bles Timing zur Scha­dens­be­gren­zung

Beson­ders her­aus­for­dernd ist das Timing bei kri­ti­schen Ent­schei­dun­gen, wie etwa Restruk­tu­rie­run­gen, Per­so­nal­ab­bau oder ande­ren Maß­nah­men, die nega­ti­ve Kon­se­quen­zen für die Mit­ar­bei­ten­den haben können. Hier spielt das Timing eine ent­schei­den­de Rolle, um die nega­ti­ven Aus­wir­kun­gen abzu­mil­dern.

Eine solche Ent­schei­dung sollte nicht unmit­tel­bar vor oder nach Fei­er­ta­gen, Urlau­ben oder ande­ren wich­ti­gen sozia­len Ereig­nis­sen kom­mu­ni­ziert werden, um unnö­ti­gen emo­tio­na­len Stress zu ver­mei­den. Statt­des­sen könnte ein Zeit­punkt gewählt werden, der den Mit­ar­bei­ten­den genü­gend Raum bietet, die Ent­schei­dung zu ver­ar­bei­ten und gleich­zei­tig eine Per­spek­ti­ve für die Zukunft auf­zeigt. Ein Diens­tag­mor­gen in der Mitte des Monats könnte hier geeig­net sein, gefolgt von offe­nen Gesprächs­run­den, in denen Fragen beant­wor­tet und Unsi­cher­hei­ten adres­siert werden.

Die Wahl des rich­ti­gen Medi­ums: Wie du die Nach­richt über­mit­telst, ist ent­schei­dend

Auch das Medium, über das du eine Ent­schei­dung ver­mit­telst, ist ent­schei­dent. Es kann erheb­lich beein­flus­sen, wie die Nach­richt auf­ge­nom­men wird und welche Wir­kung sie ent­fal­tet. Die Wahl des Medi­ums sollte daher sorg­fäl­tig über­legt sein.

Per­sön­li­che Mee­tings: Der direk­te Weg zur Ver­trau­ens­bil­dung

Per­sön­li­che Mee­tings gehö­ren zu den effek­tivs­ten Mög­lich­kei­ten, wenn es darum geht, wich­ti­ge stra­te­gi­sche Ent­schei­dun­gen zu kom­mu­ni­zie­ren. Diese Form der Kom­mu­ni­ka­ti­on ist beson­ders dann sinn­voll, wenn die Ent­schei­dung tief­grei­fen­de Aus­wir­kun­gen auf das Unter­neh­men hat und mög­li­cher­wei­se zu Unsi­cher­hei­ten oder Fragen führen könnte.

Ein per­sön­li­ches Tref­fen, sei es in Form einer Town­hall oder eines klei­ne­ren Mee­tings mit den betrof­fe­nen Teams, bietet den Vor­teil, dass du nicht nur die Ent­schei­dung erläu­tern, son­dern auch sofort auf Fragen und Beden­ken ein­ge­hen kannst. Es ermög­licht dir zudem, die Reak­tio­nen der Mit­ar­bei­ten­den zu beob­ach­ten, auf non­ver­ba­le Signa­le zu achten und so die Stim­mung besser ein­zu­schät­zen.

Video­kon­fe­ren­zen: Effi­zi­en­te Kom­mu­ni­ka­ti­on für glo­ba­le Teams

In Unter­neh­men mit global ver­teil­ten Teams sind Video­kon­fe­ren­zen ein her­vor­ra­gen­des Medium. Sie bieten viele Vor­tei­le eines per­sön­li­chen Mee­tings und ermög­li­chen es, visu­el­le Hin­wei­se wie Mimik und Gestik wahr­zu­neh­men. Für stra­te­gi­sche Ent­schei­dun­gen oder Themen, die eine grö­ße­re Gruppe von Mit­ar­bei­ten­den betref­fen, sind sie ideal, da sie eine zeit­glei­che Kom­mu­ni­ka­ti­on über ver­schie­de­ne Zeit­zo­nen hinweg ermög­li­chen.

E‑Mails und Intra­net-Posts: Effi­zi­enz in der Infor­ma­ti­ons­wei­ter­ga­be

E‑Mails und Intra­net-Posts hin­ge­gen sind eher gut für ope­ra­ti­ve Ent­schei­dun­gen oder weni­ger weit­rei­chen­de Ände­run­gen, die haupt­säch­lich der Infor­ma­ti­ons­wei­ter­ga­be dienen. Diese Medien sind beson­ders effi­zi­ent, wenn es darum geht, eine große Anzahl von Mit­ar­bei­ten­den schnell und unkom­pli­ziert zu infor­mie­ren.

Der Vor­teil von E‑Mails und Intra­net-Posts liegt in der Doku­men­tier­bar­keit. Die Mit­ar­bei­ten­den können die Infor­ma­tio­nen jeder­zeit erneut abru­fen und haben alles schrift­lich vor­lie­gen, was beson­ders bei der Ein­füh­rung neuer Pro­zes­se oder Tools hilf­reich ist.

Unter­neh­mens­in­ter­ne Platt­for­men: Agile Kom­mu­ni­ka­ti­on für moder­ne Orga­ni­sa­tio­nen

Moder­ne Unter­neh­men nutzen zuneh­mend inter­ne Platt­for­men oder Apps, um Ent­schei­dun­gen schnell und fle­xi­bel zu kom­mu­ni­zie­ren. Diese Platt­for­men bieten zusätz­li­che Funk­tio­nen wie Dis­kus­si­ons­fo­ren oder Umfra­gen, die eine aktive Betei­li­gung der Mit­ar­bei­ten­den ermög­li­chen. Beson­ders für agile Orga­ni­sa­tio­nen, die Wert auf schnel­le Ent­schei­dungs­fin­dung und Umset­zung legen, sind diese Medien ideal.

Warum ist die Wahl des Medi­ums so wich­tig?

Das Medium beein­flusst, wie per­sön­lich oder unper­sön­lich eine Ent­schei­dung wahr­ge­nom­men wird. Eine bedeu­ten­de stra­te­gi­sche Ent­schei­dung, die nur per E‑Mail mit­ge­teilt wird, könnte als distan­ziert und wenig wert­schät­zend emp­fun­den werden, was das Ver­trau­en in die Füh­rung unter­gra­ben kann. Ande­rer­seits kann eine ope­ra­ti­ve Ent­schei­dung, die in einem per­sön­li­chen Mee­ting ver­kün­det wird, als über­trie­ben oder viel­leicht unnö­tig auf­wen­dig wahr­ge­nom­men werden, was die Effi­zi­enz min­dern könnte.

Die Wahl des rich­ti­gen Medi­ums sollte daher immer im Kon­text der Ent­schei­dung selbst, der Unter­neh­mens­kul­tur und den Bedürf­nis­sen der Mit­ar­bei­ten­den erfol­gen. Eine sorg­fäl­ti­ge Abwä­gung dieser Fak­to­ren kann den Unter­schied aus­ma­chen, ob eine Ent­schei­dung akzep­tiert und mit­ge­tra­gen wird oder auf Wider­stand stößt.

Die Rolle der Unter­neh­mens­kul­tur: Anpas­sung der Kom­mu­ni­ka­ti­on an die inter­nen Gege­ben­hei­ten

Eine erfolg­rei­che Ent­schei­dungs­kom­mu­ni­ka­ti­on hängt nicht nur vom Timing und dem Medium ab, son­dern auch davon, wie gut sie zur Unter­neh­mens­kul­tur passt. Jede Orga­ni­sa­ti­on hat ihre eigene Art und Weise, wie kom­mu­ni­ziert wird – eine eigene „Spra­che“, wenn du so willst. Diese Kultur bestimmt, wie Bot­schaf­ten wahr­ge­nom­men werden, wie sie wei­ter­ge­ge­ben werden und letzt­end­lich, wie sie sich auf das Ver­hal­ten der Mit­ar­bei­ten­den aus­wir­ken.

Dia­log­ori­en­tier­te Kul­tu­ren: Offen­heit und Aus­tausch för­dern

In Unter­neh­men mit offe­ner, dia­log­ori­en­tier­ter Kultur ist es sinn­voll, Ent­schei­dun­gen in inter­ak­ti­ven For­ma­ten wie Work­shops oder Town­halls zu kom­mu­ni­zie­ren. Diese For­ma­te bieten den Mit­ar­bei­ten­den die Mög­lich­keit, Fragen zu stel­len, Beden­ken zu äußern und eigene Ideen ein­zu­brin­gen.

Dieser Aus­tausch stärkt das Gefühl, dass jede Mei­nung zählt. Ein dia­lo­gi­scher Ansatz för­dert das Ver­trau­en in die Füh­rung und erhöht die Akzep­tanz der Ent­schei­dung.

Hier­ar­chi­sche Kul­tu­ren: Klare und direk­te Kom­mu­ni­ka­ti­on

In tra­di­tio­nell hier­ar­chi­schen Unter­neh­men erwar­ten die Mit­ar­bei­ten­den eine klare, direk­te Kom­mu­ni­ka­ti­on von oben. Ent­schei­dun­gen werden oft in klei­nen Mee­tings ver­kün­det, in denen die Füh­rungs­kräf­te den Kurs vor­ge­ben.

In einer sol­chen Kultur ist es ent­schei­dend, die Bot­schaft prä­zi­se und ohne Umschwei­fe zu ver­mit­teln. Die Mit­ar­bei­ten­den ver­las­sen sich darauf, dass die Füh­rung einen klaren Plan hat. Eine zu offene Dis­kus­si­on könnte hier eher ver­un­si­chern, als Klar­heit zu schaf­fen. Es geht darum, die rich­ti­ge Balan­ce zu finden: Trans­pa­renz schaf­fen und gleich­zei­tig genug Füh­rung bieten, um Sicher­heit und Ori­en­tie­rung zu gewähr­leis­ten.

Glo­ba­le Unter­neh­men: Inter­kul­tu­rel­le Sen­si­bi­li­tät in der Kom­mu­ni­ka­ti­on

In glo­ba­len Unter­neh­men mit Teams über ver­schie­de­ne Zeit­zo­nen und Kul­tu­ren ist Kom­mu­ni­ka­ti­on beson­ders anspruchs­voll. Unter­schied­li­che Kul­tu­ren haben ver­schie­de­ne Erwar­tun­gen an die Ent­schei­dungs­fin­dung. Wäh­rend einige Kul­tu­ren direk­te, fak­ten­ba­sier­te Kom­mu­ni­ka­ti­on bevor­zu­gen, legen andere mehr Wert auf indi­rek­te, kon­text­be­zo­ge­ne Bot­schaf­ten.

Dabei müssen Timing, Medium, Spra­che und Ton­fall der Bot­schaft sorg­fäl­tig abge­wo­gen werden. Ent­schei­dun­gen müssen je nach Kultur unter­schied­lich kom­mu­ni­ziert werden, um über­all ver­stan­den zu werden. Auch die Umsetzungs­geschwindigkeit vari­iert: In schnell­le­bi­gen Unter­neh­men wird eine Ent­schei­dung schnell umge­setzt, wäh­rend tra­di­tio­nel­le­re Orga­ni­sa­tio­nen mehr Zeit benö­ti­gen.

Stol­per­fal­len in der Ent­schei­dungs­kom­mu­ni­ka­ti­on: Häu­fi­ge Fehler und wie du sie ver­mei­dest

Selbst die besten Ent­schei­dun­gen können schei­tern, wenn sie nicht rich­tig kom­mu­ni­ziert werden. Es gibt einige typi­sche Stol­per­fal­len, die dazu führen können, dass eine Ent­schei­dung nicht die gewünsch­te Wir­kung ent­fal­tet. Doch das Gute ist, wenn du diese Stol­per­stei­ne kennst, kannst du sie rela­tiv ein­fach ver­mei­den.

Die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­kas­ka­de: Klar­heit auf allen Ebenen sicher­stel­len

Eine häu­fi­ge Feh­ler­quel­le ist das Fehlen einer klaren Kom­mu­ni­ka­ti­ons­kas­ka­de. Oft wird eine stra­te­gi­sche Ent­schei­dung auf höchs­ter Ebene klar for­mu­liert, ver­liert jedoch an Klar­heit, je weiter sie durch das Unter­neh­men wei­ter­ge­ge­ben wird. Dies ist ver­gleich­bar mit einem Staf­fel­auf: Wenn der Stab nicht rich­tig über­ge­ben wird, ver­liert das Team an Schwung und erreicht das Ziel nicht wie geplant.

In vielen Unter­neh­men ver­las­sen sich Füh­rungs­kräf­te darauf, dass Infor­ma­tio­nen schon irgend­wie ankom­men werden. Das führt dazu, dass wich­ti­ge Details ver­lo­ren gehen oder falsch inter­pre­tiert werden. Wenn die Mit­ar­bei­ten­den auf unte­ren Ebenen nicht ver­ste­hen, warum die Ent­schei­dung getrof­fen wurde und was sie für ihre Arbeit bedeu­tet, ist die Umset­zung gefähr­det.

Stelle sicher, dass deine Ent­schei­dung klar und kon­sis­tent auf allen Ebenen kom­mu­ni­ziert wird, damit das Ziel sicher erreicht wird.

Infor­ma­ti­ons­va­ku­um ver­mei­den: Schnell han­deln, um Gerüch­te zu ver­hin­dern

Ein häu­fi­ger Fehler vieler Füh­rungs­kräf­te ist, mit der Kom­mu­ni­ka­ti­on einer Ent­schei­dung zu lange zu warten, wodurch ein Infor­ma­ti­ons­va­ku­um ent­steht. Dieses wird schnell von Gerüch­ten und Spe­ku­la­tio­nen gefüllt, was oft zu einem ver­zerr­ten Bild der Rea­li­tät führt.

Viele zögern, weil sie denken, dass sie warten soll­ten, bis alle Details per­fekt aus­ge­ar­bei­tet sind. In der Praxis ist es jedoch effek­ti­ver, zeit­nah und trans­pa­rent zu kom­mu­ni­zie­ren, auch wenn noch nicht alle Fragen geklärt sind. Durch frühe Kom­mu­ni­ka­ti­on nimmst du Spe­ku­la­tio­nen den Wind aus den Segeln und kon­trol­lierst die Bot­schaft, was das Ver­trau­en deiner Mit­ar­bei­ten­den stärkt.

Eine klare, struk­tu­rier­te Kom­mu­ni­ka­ti­ons­kas­ka­de und zeit­na­he Infor­ma­ti­on sind uner­läss­lich, um solche Stol­per­fal­len zu ver­mei­den.

Fazit: Erfolg­rei­che Ent­schei­dungs­kom­mu­ni­ka­ti­on erfor­dert stra­te­gi­sche Pla­nung

Die Kom­mu­ni­ka­ti­on einer Ent­schei­dung ist mehr als nur das „Was“ – es geht auch um das „Wann“, „Wie“ und „Wo“. Indem du das rich­ti­ge Timing und Medium wählst und die Kom­mu­ni­ka­ti­on an die Unter­neh­mens­kul­tur anpasst, legst du den Grund­stein dafür, dass deine Ent­schei­dun­gen nicht nur akzep­tiert, son­dern auch erfolg­reich umge­setzt werden. Eine klare Nach­ver­fol­gung und ein kon­ti­nu­ier­li­cher Dialog mit den Mit­ar­bei­ten­den sind dabei uner­läss­lich, um das Ver­trau­en zu stär­ken und die Moti­va­ti­on hoch­zu­hal­ten.

Im nächs­ten Arti­kel werden wir uns mit einem beson­ders her­aus­for­dern­den Thema beschäf­ti­gen: Wie kom­mu­ni­zierst du Ent­schei­dun­gen, wenn du selbst nicht alle Ant­wor­ten hast? Sei gespannt und schau wieder vorbei!

Christian Koudela

Entscheidungsnavigator, Autor, Berater & Trainer

Ich will echte Veränderungen ermöglichen und Unternehmen zu einem Ort machen, an dem Wertschätzung für die Leistungen und Kompetenzen aller Beteiligten zum Alltag gehört. An dem die Arbeit Freude und Sinn stiftet – ein arbeitswerter Ort ist. Und nicht nur ein Rettungsanker sein, mit dem du dich immer wieder von einer herausfordernden Entscheidung zur nächsten hangelst.

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