Rou­ti­nen als Ent­schei­dungs­hil­fe

Mai 23, 2023

Show­no­tes

Rou­ti­nen: Der Schlüs­sel zu effi­zi­en­ter Ent­schei­dungs­fin­dung

In unse­rem täg­li­chen Leben tref­fen wir rund 20.000 Ent­schei­dun­gen. Diese Viel­zahl an Ent­schei­dun­gen kann nur durch eine gewis­se Rou­ti­ne bewäl­tigt werden. In diesem Arti­kel schau­en wir uns an, warum Rou­ti­nen so wich­tig sind, wie sie uns bei der Ent­schei­dungs­fin­dung unter­stüt­zen und wie wir sie ent­wi­ckeln können. Gleich­zei­tig werfen wir auch einen Blick auf die Gefah­ren, die Rou­ti­nen mit sich brin­gen können, denn nicht jede Rou­ti­ne ist hilf­reich oder funk­tio­niert unbe­grenzt.

Die Bedeu­tung von Rou­ti­nen

Viele Ent­schei­dungs­si­tua­tio­nen, denen wir begeg­nen, wie­der­ho­len sich. Ob es darum geht, wel­ches Ver­kehrs­mit­tel wir zur Arbeit nehmen, welche Zei­tung wir lesen oder in wel­ches Restau­rant wir abends gehen – all diese Ent­schei­dun­gen treten häufig wie­der­keh­rend auf. Durch das regel­mä­ßi­ge Tref­fen sol­cher Ent­schei­dun­gen ent­wi­ckeln wir Rou­ti­nen, die uns helfen, effi­zi­en­ter zu han­deln.

Eine mög­li­che Defi­ni­ti­on von Rou­ti­ne ist, dass sie eine Lösung dar­stellt, die eine Person wählt, weil sie bereits Erfah­rung mit dieser Art von Lösung gemacht hat. Rou­ti­nen basie­ren auf hand­lungs­be­zo­ge­nem Wissen, das durch wie­der­hol­te Erfah­run­gen erwor­ben wurde.

Rou­ti­nen sind unver­zicht­ba­re Bestand­tei­le unse­res All­tags. Sie helfen uns, Ent­schei­dun­gen effi­zi­ent zu tref­fen, indem sie men­ta­le Abkür­zun­gen bieten. Doch wie ent­ste­hen diese Rou­ti­nen eigent­lich?

Wie Rou­ti­nen ent­ste­hen

Rou­ti­nen ent­wi­ckeln sich durch wie­der­hol­te Hand­lun­gen und Ent­schei­dun­gen in ähn­li­chen Situa­tio­nen. Dieser Pro­zess lässt sich in drei Schrit­te unter­tei­len:

Die Ent­wick­lung von Rou­ti­nen basiert auf wie­der­hol­ten Hand­lun­gen und Ent­schei­dun­gen in ähn­li­chen Situa­tio­nen. Dieser Pro­zess lässt sich in drei grund­le­gen­de Schrit­te unter­tei­len: Trig­ger, Hand­lung und Beloh­nung. Um dies besser zu ver­ste­hen, nehmen wir das berühm­te Expe­ri­ment von Ivan Pavlov als Bei­spiel.

Trig­ger: Der Aus­lö­ser

Jede Rou­ti­ne beginnt mit einem Trig­ger, einem Aus­lö­ser, der die Hand­lung ins Rollen bringt. Dies kann eine bestimm­te Uhr­zeit, ein Geräusch, ein Geruch oder eine spe­zi­fi­sche Situa­ti­on sein. Trig­gers sind die Signa­le, die unser Gehirn darauf hin­wei­sen, dass es Zeit ist, eine bestimm­te Hand­lung aus­zu­füh­ren. In Paw­lows Expe­ri­ment war der Trig­ger das Läuten einer Glocke vor der Füt­te­rung des Hundes.

Hand­lung: Die Reak­ti­on

Auf den Trig­ger folgt die Hand­lung – die eigent­li­che Akti­vi­tät oder Ent­schei­dung, die als Reak­ti­on auf den Aus­lö­ser aus­ge­führt wird. Diese Hand­lung ist oft eine auto­ma­ti­sier­te Reak­ti­on, die sich durch Wie­der­ho­lung und Gewöh­nung ver­fes­tigt. Im Fall von Pavlov begann der Hund zu spei­cheln, sobald er das Glo­cken­läu­ten hörte, weil er die Hand­lung des Spei­chel­flus­ses mit der bevor­ste­hen­den Füt­te­rung ver­knüpf­te.

Beloh­nung: Die Ver­stär­kung

Der dritte Schritt ist die Beloh­nung, das posi­ti­ve Ergeb­nis, das der Hand­lung folgt und diese ver­stärkt. Eine Beloh­nung bestä­tigt, dass die Reak­ti­on auf den Trig­ger ange­mes­sen war, und erhöht die Wahr­schein­lich­keit, dass die Hand­lung in Zukunft wie­der­holt wird. Für Pav­lovs Hund war die Beloh­nung das Futter, das nach dem Glo­cken­läu­ten kam. Diese posi­ti­ve Ver­stär­kung fes­tig­te die Rou­ti­ne.

Um die Ent­ste­hung von Rou­ti­nen weiter zu ver­deut­li­chen, ist das Phä­no­men des Paw­low­schen Hundes ein her­vor­ra­gen­des Bei­spiel.

Der Paw­low­sche Hund

Die Bezeich­nung Paw­low­scher Hund bezieht sich auf das erste empi­ri­sche Expe­ri­ment des rus­si­schen For­schers und Nobel­preis­trä­gers für Medi­zin Iwan Petro­witsch Pawlow (auch Pavlov) zum Nach­weis der klas­si­schen Kon­di­tio­nie­rung.

Vor jeder Füt­te­rung ließ er eine Glocke läuten. Schon nach kurzer Zeit begann der Hund, das Läuten der Glocke mit dem Futter zu asso­zi­ie­ren. Schließ­lich spei­chel­te der Hund bereits beim Hören der Glocke, selbst wenn kein Futter prä­sen­tiert wurde. Pavlov hatte damit eine Rou­ti­ne eta­bliert: Der Trig­ger (Glocke) führte zur Hand­lung (Spei­chel­fluss), die durch die Beloh­nung (Futter) ver­stärkt wurde.

Die Prin­zi­pi­en, die Pawlow ent­deck­te, lassen sich auch auf mensch­li­che Rou­ti­nen über­tra­gen. Denk an deine mor­gend­li­che Rou­ti­ne. Der Wecker (Trig­ger) klin­gelt, du stehst auf und gehst ins Bad (Hand­lung), und schließ­lich fühlst du dich erfrischt und bereit für den Tag (Beloh­nung). Diese Abfol­ge erleich­tert es, den Tag pro­duk­tiv zu begin­nen, ohne über jede Hand­lung bewusst nach­den­ken zu müssen.

Vor­tei­le und Gefah­ren von Rou­ti­nen

Rou­ti­nen sind wie ein Auto­pi­lot in unse­rem Leben. Sie helfen uns, Zeit und Ener­gie zu sparen, da wir nicht mehr bewusst über jede Ent­schei­dung nach­den­ken müssen. Unser Gehirn, das etwa 22% des gesam­ten Kalo­rien- und Ener­gie­be­darfs des Kör­pers benö­tigt, ver­sucht Ener­gie zu sparen, indem es viele Ent­schei­dun­gen auto­ma­ti­siert. Dadurch können wir uns auf die wesent­li­chen Auf­ga­ben kon­zen­trie­ren und pro­duk­ti­ver sein.

Rou­ti­nen funk­tio­nie­ren in Sekun­den­bruch­tei­len und laufen unbe­wusst ab. Sie sind beson­ders hilf­reich in ein­fa­chen Situa­tio­nen, wo sie als Hand­lungs­ab­kür­zun­gen dienen. Stell dir vor, wie anstren­gend es wäre, über jede ein­zel­ne der 20.000 täg­li­chen Ent­schei­dun­gen bewusst nach­den­ken zu müssen. Rou­ti­nen ermög­li­chen es uns, diese men­ta­le Last zu redu­zie­ren.

Doch nicht jede Rou­ti­ne ist hilf­reich. Schlech­te Rou­ti­nen können sich leicht ein­schlei­chen und sind schwer zu ändern. Ver­än­de­run­gen bedeu­ten oft, bewähr­te Rou­ti­nen auf­zu­ge­ben, was auf Wider­stand stoßen kann. Beson­ders im beruf­li­chen Kon­text ist es wich­tig, Rou­ti­nen regel­mä­ßig zu hin­ter­fra­gen und anzu­pas­sen, um mit sich ändern­den Zielen, Märk­ten oder Tech­no­lo­gien Schritt zu halten.

Ein klas­si­sches Bei­spiel für eine pro­ble­ma­ti­sche Rou­ti­ne ist der Satz: “Das haben wir schon immer so gemacht.” Diese Hal­tung ver­hin­dert not­wen­di­ge Ver­än­de­run­gen und Anpas­sun­gen, wenn sich Rah­men­be­din­gun­gen ändern. Es ist ent­schei­dend, dass du als Füh­rungs­kraft oder Ent­schei­dungs­trä­ger diese Men­ta­li­tät erkennst und adres­sierst, um dein Team auf neue Her­aus­for­de­run­gen vor­zu­be­rei­ten.

Rou­ti­nen im beruf­li­chen Kon­text

Im beruf­li­chen Umfeld sind Rou­ti­nen beson­ders wert­voll, da sie zur Pro­duk­ti­vi­täts­stei­ge­rung bei­tra­gen können. Sie helfen dabei, stan­dar­di­sier­te Abläu­fe zu eta­blie­ren, die Zeit und Res­sour­cen sparen. Gleich­zei­tig ist es wich­tig, fle­xi­bel zu blei­ben und Rou­ti­nen anzu­pas­sen, wenn sich die Arbeits­um­stän­de ändern.

Obwohl Rou­ti­nen Sta­bi­li­tät und Effi­zi­enz bieten, ist es uner­läss­lich, fle­xi­bel zu blei­ben und diese anzu­pas­sen, wenn sich die Arbeits­um­stän­de ändern. Dies kann auf­grund neuer Tech­no­lo­gien, ver­än­der­ter Markt­be­din­gun­gen oder orga­ni­sa­to­ri­scher Umstruk­tu­rie­run­gen not­wen­dig sein. Ein fest­ge­fah­re­nes Fest­hal­ten an alten Rou­ti­nen kann hin­der­lich sein und die Anpas­sungs­fä­hig­keit eines Unter­neh­mens beein­träch­ti­gen.

Eine offene Feh­ler­kul­tur ist ent­schei­dend, um Rou­ti­nen erfolg­reich anzu­pas­sen. Hier­bei geht es darum, nicht nur das Fest­hal­ten an alten Rou­ti­nen zu kri­ti­sie­ren, son­dern viel­mehr die posi­ti­ven Aspek­te her­vor­zu­he­ben und den Zweck der Ver­än­de­run­gen klar zu kom­mu­ni­zie­ren. Wenn dein Team ver­steht, warum neue Rou­ti­nen ein­ge­führt werden und welche Vor­tei­le diese brin­gen, wird die Bereit­schaft zur Anpas­sung größer sein.

Bei­spiels­wei­se kann es hilf­reich sein, erfolg­rei­che Aspek­te bestehen­der Rou­ti­nen zu beto­nen und gleich­zei­tig auf­zu­zei­gen, wie neue Ansät­ze noch bes­se­re Ergeb­nis­se erzie­len können. Dies könnte in Form von Schu­lun­gen, Work­shops oder regel­mä­ßi­gen Feed­back­run­den gesche­hen, in denen die Mit­ar­bei­ter aktiv in den Ver­än­de­rungs­pro­zess ein­ge­bun­den werden.

Neue Rou­ti­nen eta­blie­ren

Um neue Rou­ti­nen zu ent­wi­ckeln, braucht es posi­ti­ve Rück­mel­dun­gen. Die oft genann­te Zahl von 21 Tagen zur Eta­blie­rung einer neuen Rou­ti­ne ist umstrit­ten, da es von der Kom­ple­xi­tät der Hand­lung abhängt. Manche Rou­ti­nen können Monate benö­ti­gen, um fest ver­an­kert zu werden.

Der Pro­zess der Ent­wick­lung neuer Rou­ti­nen beginnt mit der Bewusst­ma­chung der bestehen­den. Ana­ly­sie­re, welche Rou­ti­nen gut funk­tio­nie­ren und welche nicht mehr passen. Schaf­fe dann neue Rou­ti­nen, indem du kleine, erreich­ba­re Ziele setzt und regel­mä­ßig posi­ti­ve Rück­mel­dun­gen gibst. Diese Ver­stär­kung hilft, die neuen Ver­hal­tens­wei­sen zu fes­ti­gen.

Fazit

Rou­ti­nen sind kraft­vol­le Werk­zeu­ge, die uns helfen, Ent­schei­dun­gen effi­zi­en­ter zu tref­fen, Ener­gie zu sparen und Stress zu redu­zie­ren. Doch ihre wahre Stärke ent­fal­ten sie nur, wenn wir sie regel­mä­ßig über­prü­fen und anpas­sen. Ein geziel­tes „Rou­ti­ne-Audit“ ermög­licht es uns, ver­al­te­te Muster zu iden­ti­fi­zie­ren und durch effek­ti­ve neue Rou­ti­nen zu erset­zen.

Wäh­rend Rou­ti­nen uns helfen, kom­ple­xe Denk­ar­beit zu mini­mie­ren und pro­duk­ti­ver zu sein, ist es ebenso wich­tig, auf­merk­sam und offen für Ver­än­de­run­gen zu blei­ben. Nutze die Vor­tei­le deiner Rou­ti­nen, um deine Effi­zi­enz zu stei­gern, aber sei stets bereit, neue Wege zu erkun­den und dich fle­xi­bel an neue Gege­ben­hei­ten anzu­pas­sen.

Mit diesen Gedan­ken wün­sche ich dir, deine Rou­ti­nen sinn­voll ein­zu­set­zen und gleich­zei­tig auf­merk­sam und bewusst in der Welt zu agie­ren.

Christian Koudela

Entscheidungsnavigator, Autor, Berater & Trainer

Ich will echte Veränderungen ermöglichen und Unternehmen zu einem Ort machen, an dem Wertschätzung für die Leistungen und Kompetenzen aller Beteiligten zum Alltag gehört. An dem die Arbeit Freude und Sinn stiftet – ein arbeitswerter Ort ist. Und nicht nur ein Rettungsanker sein, mit dem du dich immer wieder von einer herausfordernden Entscheidung zur nächsten hangelst.

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